增值税一般纳税人的外贸企业以一般贸易或进料加工贸易方式出口货物，申请办理出口货物免退税正式申报，包括以下准备工作：
（一）当期（批次）出口货物退（免）税纸质凭证的收齐，具体包括：
1. 出口货物的增值税专用发票（抵扣联）；
2. 税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单（仅指购进出口的消费税应税货物）；
3. 出口货物报关单（出口退税专用）（保税区内的商贸公司还需提供备案清单）；
4. 代理出口货物证明（仅指委托其他企业代理出口的企业；如受托方将代理出口货物与其他货物一笔报关出口的，还须提供出口报关单出口退税联复印件和外汇核销单出口退税联复印件）；
5. 外汇核销单（出口退税专用）（自动核销除外）（保税区内的商贸公司还需提供结汇水单）。
以上纸质凭证须按顺序装订成册。
说明：
1．外贸企业丢失防伪税控系统开具的增值税专用发票，如果该发票丢失前已通过防伪税控认证系统的认证，外贸企业可凭销货单位出具的丢失发票的记账联复印件及销货方所在地主管税务机关出具的“增值税一般纳税人丢失防伪税控开具增值税专用发票已抄报税证明单”，经外贸企业主管退税部门审核批准后，作为退税合法凭证。外贸企业丢失防伪税控系统开具的增值税专用发票，如果该发票丢失前未通过防伪税控认证系统的认证，外贸企业应凭销货单位出具的丢失发票的存根联复印件到主管税务机关进行认证，认证通过后，可凭该发票复印件及销货方所在地主管税务机关出具的“增值税一般纳税人丢失防伪税控开具增值税专用发票已抄报税证明单”，经外贸企业主管退税部门审核批准后，作为退税的合法凭证。
2．因遗失而不能提供税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单的，则须提供由供货企业所在地县级以上主管征税机关出具的有关该批货物税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单复印件以及供货企业所在地银行出具的该批出口货物原税收专用缴款书所列税款已入库证明（遗失分割单的不需提供税款入库证明）。
3．外贸企业取得的一张增值税专用发票上部分货物出口、部分库存的，应向主管退税部门申请开具《进货分批申报单》。企业应按库存货物数额及申报退（免）税货物数额分别填写的两份《进货分批申报单》，每份两联，均应加盖企业公章、财务专用章，办税人员及财务负责人签字，并于正式申报时将随增值税专用发票一同附送。
（二）将本企业当期（批次）出口货物免退税纸质凭证的基础明细数据采集到申报系统(对于已进行预申报的企业，不必重复进行基础数据采集和数据加工处理步骤，只需在申报系统内将经过反馈处理的数据转为正式申报数据即可)；
1. 基础明细数据采集包括以下项目：
（1）出口报关单（出口退税专用）明细数据采集（委托代理出口无此项）；
（2）外汇核销单（出口退税专用）明细数据采集；
（3）增值税专用发票（抵扣联）明细数据采集；
（4）税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单明细数据采集（仅指购进出口的消费税应税货物）；
（5）代理出口货物证明明细数据采集（自营出口无此项）。
2. 基础明细数据采集方式：
手工录入、外部数据导入（目前仅指认证发票信息导入）
（三）在申报系统内对当期（批次）申报明细电子数据进行加工处理；
根据企业出口业务，将进货申报数据与出口申报数据进行配比，具体包括以下项目：
1. 将进货明细数据和出口明细数据分别排列序号，确定同一批次进货或出口明细数据序号不重复（对本次申报出口货物的增值税专用发票上有部分库存的情况，只申报本次出口数量，库存的货物出口后再申报）；
2. 在进货明细数据与出口明细数据之间配比关联号，进行关联检查，确定同一批次进货和出口明细数据关联号不重复；
3. 进行数据的一致性检查；
（四）生成正式申报报表电子数据，并打印签章：
1. 生成《出口货物退（免）税进货明细申报表》、《出口货物退（免）税出口明细申报表》电子数据（对于已预申报的企业，如申报数据无调整，可不必重复生成明细申报表电子数据）；
2. 生成《出口货物退（免）税汇总申报表》电子数据；
3. 进行数据的一致性检查；
4. 打印以上报表；
《出口货物退（免）税汇总申报表》由财务负责人签字，并加盖企业财务专用章、法定代表人印章和企业公章；《出口货物退（免）税进货明细申报表》、《出口货物退（免）税出口明细申报表》的每联都应由企业经办人和财务负责人签章，并加盖公章。上述报表应按顺序装订成册。《出口货物退（免）税汇总申报表》为一式三份，报退税部门三份，其中一份装订在资料里；退税部门签批后留存一份，报地市以上（含地市，下同）税务机关一份。《出口货物退（免）税进货明细申报表》、《出口货物退（免）税出口明细申报表》均为一份，装订在企业申报资料里。
（五）导出正式申报电子数据。
将申报数据导出到软盘或其他设备。
外贸企业向退税部门按月进行一批次或多批次出口货物退（免）税申报正式申报，将申报的电子数据、装订成册的纸质凭证和报表报送给退税管理部门，取得《接单登记回执》。
（一）申报资料：
1. 从申报系统生成的正式申报电子数据；
2. 按顺序装订成册的《出口货物退（免）税汇总申报表》、《出口货物退（免）税进货明细申报表》、《出口货物退（免）税出口明细申报表》各一份，随资料装订；
3. 按顺序装订成册的纸质凭证：
（1）出口货物的增值税专用发票（抵扣联）；
（2）税收（出口货物专用）缴款书或出口货物完税分割单（仅指购进出口的消费税应税货物）；
（3）进货分批申报单（仅指有进货分批的企业）；
（4）出口货物报关单（出口退税专用）（保税区内的商贸公司还需提供备案清单）；
（5）代理出口货物证明（仅指委托其他企业代理出口的企业；如受托方将代理出口货物与其他货物一笔报关出口的，还须提供出口报关单出口退税联复印件和外汇核销单出口退税联复印件）；
（6）外汇核销单（出口退税专用）或远期收汇证明（自动核销除外）（保税区内的商贸公司还需提供结汇水单）。
除部分企业外，企业在申报时如未收汇可暂不提供外汇核销单，而在货物出口180内提供外汇核销单。部分企业指国税发[2004]64号文件第二条所列企业。
（二）申报期限：
货物报关出口之日起90日内（以出口报关单上注明的“出口日期”为准，经批准延期或逾期申报的除外），远程申报的以纸质资料报至税务机关时为准。
（三）申报方式：上门申报（直接申报）、远程申报（如退税机关收到的电子申报数据与纸质资料数据不一致时，以纸质资料数据为准）。
（四）申报部门：退税窗口
（五）申报受理时间：每个工作日