出口企业自营或委托出口属于退（免）增值税或消费税的货物，应在申报出口货物退（免）税后15天内，将出口货物单证在企业财务部门备案，以备税务机关核查。申报系统中出口合同备案单证目录根据出口货物明细申报表中的“出口发票号”自动生成。
【所属期 】规则：4位年份+2位月份，如：200201。
【退税申报日期】规则：“退税申报日期”栏填到“月，日”。
【购货合同号 】含义：外贸企业购货合同和生产企业收购非自产货物出口的购货合同（包括补充购销合同）。
【出口货物明细】含义：又称货物出运分析单或者信用证分析单。
【出口装货单 】含义：托运人向船方交货的凭证，海关凭以验关放行的证件。又称为“关单”。
【出口运输单 】含义：买卖双方货物交接、货款结算最基本的单据。
【出口发票号 】含义：“出口发票号”填写税务机关监制出口发票。
【自制出口发票】含义：“自制出口发票号”企业自制出口发票号码（主要指出口商业发票）。
【备案日期 】含义：“备案日期”栏填到“月，日”。
【备案单证出处】含义：“备案单证出处”栏应逐一标明每个备案单证的存放地点（或出处）。