在不同时期由于某些因素影响，国家会对部分出口商品的退税率进行调整（降低或取消），但是由于企业已经提前签订了出口合同，如此情况会使企业蒙受经济损失，为了弥补这部分的损失，国家出台了“出口合同备案”的相关政策。企业可以把之前已对外签订的出口合同在规定的时间内向税务机关备案，在规定的期限内出口该合同项下的货物，出口企业可以选择继续按调整之前的退税率办理出口退税（此表单鲜少使用）。
【序号】申报序号，标示企业申报明细数据条数。
【出口合同号】出口合同的编号。
【出口合同项号】出口合同中对应多个出口商品，合同项号对应合同中一种出口商品
【代理协议编号】企业采用委托出口方式，要求企业将与受托方签订的代理出口协议进行采集。
【合同签约日期】与外商签订合同的日期。
【合同执行期限】合同签订结束时间，如执行到2006年12月1日。
【出口商品代码】要求企业尽可能录入准确的出口商品代码。
【码库商品名称】根据采集出口商品代码，从现行出口商品退税率文库直接关联，系统承接处理。
【出口商品名称】用户如果需要修改出口合同备案申请表中对应出口商品名称，在此字段进行修改。
【计量单位】从出口商退税率文库根据采集出口商品代码关联的商品的计量单位，用户可以手工修改。
【退税率】从出口商退税率文库根据采集出口商品代码关联的调率前商品退税率，可以手工修改。
【出口数量】出口合同中签订的出口数量（数量按照标准的单位进行转换）。
【对美元汇率】1单位原币兑换美元汇率。
【合同金额】出口合同中签订的出口金额，以美元计算。
【调率前数量】调整退税率前已经执行合同情况。
【调率前金额】调整退税率前已经执行合同情况，按美元计算。
【备案数量】出口合同备案申请表中备案的出口数量。
【备案金额】出口合同备案申请表中备案的出口金额，按美元计算。
【合同类型】目前只针对煤炭类合同，如果合同类型为煤炭则在合同类型中标注“MT”；其他类型的合同不填。
【申报日期】打印申报的日期。
【申报标志】申报后申报标志置“R”。