按照出口报关单等凭证录入数据。数据录入后进行“审核认可”和“序号重排”。
【关联号】出口企业可以自行编写，是进货和出口数据唯一关联的标志。建议编写规则为申报年月＋流水号，或申报年月后四位＋部门代码＋流水号。
【部门代码】企业在退税务机关登记的部门码。
【申报年月】申报年月不应小于报关单出口日期的出口月份。
【申报批次】同一个申报年月的数据，可分为不同申报批次，用于同一个月多次申报。
【序号】填写四位流水号，当序号大于9999时，可以填写A001，A002，……英文字母A加数字组合；序号输入若不足4位，系统自动补零，也可不录入，通过序号重排功能实现自动排列。
【进料登记册号】规则：属于进料加工业务的填写此栏，否则置此栏为空。
【出口发票号】企业外销货物出口发票号码。
【出口日期】报关单右上角的出口日期，退税率由此判定。虚拟填报出口时，出口日期填进货凭证的开票日期。
【报关单号】一般填写海关出口货物报关单右上角的海关统一编号＋0＋项号，共21位；特殊退税业务可以按税务机关要求填写；
【美元离岸价】美元离岸价格为FOB价格，如果成交方式为CIF或其他，应折成FOB，是换汇成本监测的重要参考数据，企业应仔细录入。
【美元汇率】含义：100美元兑人民币汇率。
【核销单号】出口收汇核销单的编号。
【代理证明号】规则：出口代理证明编号+2位项号。
【商品代码】按出口报关单的商品代码填写，若该商品有国家税务总局扩充代码，则按扩充代码填写，即出口退税率文库中的基本商品代码；若因出口退税率文库升级导致商品码调整的，请先填写《海关出口商品代码、名称、退税率调整对应表》。
【商品名称】应按商品税率库中该商品代码对应的名称填写，或按商品实际名称填写。在同一商品码下，名称可与商品码库中的商品名称略有不同，但单位必须相同。
【单位】填写出口货物报关单上的第一计量单位。
【申报商品代码】按出口报关单的商品代码填写，若该商品有国家税务总局扩充代码，则按扩充代码填写，即税率库中的基本商品代码。
【申报商品名称】应按商品税率库中该商品代码对应的名称填写，或按商品实际名称填写；在同一商品码下，名称可与商品码库中的商品名称略有不同，但单位必须相同。
【出口数量】按实际出口数量或申报出口退税的数量填写。
【实退税数量】实际退税数量(因进货量不足或差额核销引起)。
【出口进货金额】此项目由申报系统自动计算。按进货表中同一关联号同一商品代码下加权平均计算出该商品的平均单价，再用出口数量乘以该平均单价得出该出口进货金额，可能和每一笔进货凭证号对应的计税金额不一致，但是总计税金额是一致的。
【退税率】此项目申报系统自动计算。同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的退税率，可能和每一笔进货凭证号对应的退税率都不一致。
【退增值税税额】此项目申报系统自动计算。同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的应退增值税，可能和每一笔进货凭证号对应的退税额都不一致，但是总退税额是一致的；
【退消费税税额】此项目申报系统自动计算。同一关联号同一商品代码下加权平均计算出的应退消费税，可能和每一笔进货凭证号对应的退税额都不一致，但是总退税额是一致的。
【业务类型】“免税店”、“外轮货物”、“水电气”、“外资研发机构”、“内资研发机构”业务，需先进行相关业务备案后再申报（可在企业扩展信息中查看是否已备案）。
【远期收汇证明】外贸主管部门出具的远期收汇证明的证明编号。
【单证不齐标志】含义：H：无核销单。
【备注】按税务机关要求填写。
【标识】空：该记录处于录入状态R：该记录需要申报Z：该记录暂时不需申报P：该记录因业务特殊规定，不符合录入规则又需要申报。
【申报标志】空：该记录处于未申报状态R：该记录已确认需要申报。
【调整标志】DZ：表示数据订正CJ：表示数据冲减。
【出口合同号】该条出口明细对应的出口合同号。
【合同项号】该条出口明细对应的出口合同号下的合同项号。
【暂缓标志】1：暂缓退税空：正常
【不予退税标志】1：不予退税空：正常