按照进货凭证进行数据录入。数据录入后进行“审核认可”和“序号重排”。
【关联号】出口企业可以自行编写，是进货和出口数据唯一关联的标志。建议编写规则为申报年月＋流水号，或申报年月后四位＋部门代码＋流水号
【税种】V：增值税C：消费税。
【部门代码】企业在退税务机关登记的部门码。
【申报年月】申报年月不应小于报关单出口日期的出口月份。
【申报批次】同一个申报年月的数据，可分为不同申报批次，用于同一个月多次申报。
【序号】填写四位流水号，当序号大于9999时，可以填写A001，A002，……英文字母A加数字组合；序号输入若不足4位，系统自动补零，也可不录入，通过序号重排功能实现自动排列。
【发票号码】增值税发票右上角8位号码。
【发票代码】增值税发票左上角10位号码。
【进货凭证号】如果是增值税专用发票，填写增值税专用发票的发票代码＋发票号码共同组成的18位数字，否则填写其它退税凭证的号码。
【分批批次】若进货凭证在一个关联号内一次申报不完，可采用分批申报的方式，该项填写第几次分批，若第一次申报，则填写1，以此类推。
【供货方纳税号】供货方的纳税人识别号或社会信用代码。
【发票开票日期】进货凭证开票日期，一般为增值税专用发票的填开日期。
【商品代码】按出口报关单的商品代码填写，若该商品有国家税务总局扩充代码，则按扩充代码填写，即出口退税率文库中的基本商品代码；若因出口退税率文库升级导致商品码调整的，请先填写《海关出口商品代码、名称、退税率调整对应表》。
【商品名称】应按商品税率库中该商品代码对应的名称填写，或按商品实际名称填写；在同一商品码下，名称可与商品码库中的商品名称略有不同，但单位必须相同。
【单位】填写出口货物报关单上的第一计量单位。
【数量】如果增值税专用发票上该商品的计量单位与报关单该商品第一计量单位不符，则应按报关单计量单位折算进货数量。加工费、辅料、配套产品等（视同）委托加工方式的进货凭证，数量项填0，备注项目填英文字母WT。
【计税金额】如果增值税发票开具的货物或应税劳务名称项对应的出口报关单为同一商品代码，可录入发票计税金额总和，否则应分项填写。
【法定征税税率】若为增值税，则按百分比的格式填写专用发票上的税率；若为消费税从价定律方式征税的，则按小数的格式填写消费税专用税票的法定税税率；若为消费税从量定额方式征税的，则填写消费税专用税票的法定税额。
【税额】若为增值税，则税额=计税金额×征税税率/100；若为消费税从价定律方式征税的，则税额=计税金额×征税税率；若为消费税从量定额方式征税的，则税额=数量×征税税率。
【退税率】填写商品码库对应出口商品的退税率，出口表中同一关联号同一商品代码由于出口日期不同，导致退税率不同的，应使用最小退税率申报，如此种情况建议分两个关联号申报。
【专用税票号】2014年1月1日之后开出的总局专用税票数据，应按照最新的规则申报14位缴款书号码，规则为：1位（0代表缴款书，1代表分割单）+3位字轨+8位号码+2位项号。
【业务类型】“免税店”、“外轮货物”、“水电气”、“外资研发机构”、“内资研发机构”业务，需先进行相关业务备案后再申报（可在企业扩展信息中查看是否已备案）。
【备注】数量为0时字段前两位应录入WT；2003年8月1日以前开具的或税务机关代开的专用发票录入FSK，其余的按税务机关规定的录入。
【标识】空：该记录处于录入状态R：该记录需要申报Z：该记录暂时不需申报P：该记录因业务特殊规定，不符合录入规则又需要申报。
【申报标志】空：该记录处于未申报状态R：该记录已确认需要申报
【调整标志】DZ：表示数据订正CJ：表示数据冲减
【暂缓标志】1：暂缓退税空：正常
【不予退税标志】1：不予退税空：正常