理货证明书是指由理货机构出具的确认理货人员理货工作的书面凭证。理货证明书是理货机构在理货完毕后向船公司或其代理人结算各项费用的依据。由于理货证明书上列明了进口或出口货物的总件数，因此，它在客观上又起了船舶实际装卸货物总数量的交接作用。
1.进／出：装船理货把“进”划掉，卸船理货把“出”划掉。
2.船名、航次、国籍：装船理货长根据载货清单填写，卸船理货长根据进口舱单填写。
3.开工日期：根据第一份计数单上的日期填写。
4.制单日期：根据制单完毕日期填写。
5.理件货、数量、单位：按实际理货结果填写所理货物名称、数量和包装。
6.办理散货单证、手续业务、数量、单位：散装出口货按装货单上列明的吨位填写数量和重量单位。散装进口货按进口舱单上列明吨位填写数量和重量单位。
7.重箱和空箱、数量、单位：理集装箱时，按实际理箱结果将20英尺和40英尺空、重箱分别填人各自的箱数和单位。
8.装或拆箱、数量、单位：装箱理货把“拆”划掉，拆箱理货把“装”划掉，且根据装或拆箱理货结果填写数量和包装。
9.批注：填写与理货收费有关的事宜。