企业应录入当期发生的且做帐务处理的所有出口明细，在申报期内向税务机关申报。属于进料加工贸易性质的，还应录入进料加工手册号，系统将自动检测手册是否已经登记。
【所属期 】规则：4位年份+2位月份，如：200201。
【序号 】规则：4位流水号，如：0001、0002...
【记销售日期 】含义：记出口销售帐日期。
【所属期标识 】含义：该笔记录的所属年度，规则：一般根据记帐时间确定，不一定与“所属期”一致。当发生以前年度申报时，按上一年度进行申报。
【进料登记册号】规则：属于进料加工业务的填写此栏，否则置此栏为空。
【出口报关单号】规则：18位海关编号+【0】+2位项号。执行日期前按原规则录入，海关编号后9位+【0】+2位项号。先退税后核销、航线维护、航次维修属于非报关出口销售，申报退（免）税需虚拟报关单号，虚拟规则：业务类型前四位（例如：先退后核业务为XTHH）+技术监督局码（9位）+0+2位年份+2位月份+3位项号“。
【外汇核销单号 】规则：先退税后核销免抵退税申报时，”核销单号“中填写出口合同号，出口合同号的填写规则请参照‘先退税后核销资格申请表’。
【代理证明号 】规则：出口代理证明编号+2位项号。
【单证不齐标志】含义：B：无报关单 H：无核销单 D：无代理证明 W：暂未收汇(特殊企业)
【出口商品代码】按出口报关单的商品代码填写，若该商品有国家税务总局扩充代码，则按扩充代码填写，即出口退税率文库中的基本商品代码；若因出口退税率文库升级导致商品码调整的，请先填写《海关出口商品代码、名称、退税率调整对应表》。
【申报商品代码 】出口商品需按照主要原材料退税率申报退（免）税的，填写主要原材料商品代码。其他不填写。
【原币离岸价 】含义：外币 FOB 价。
【原币汇率 】含义：100 外币兑人民币汇率。
【人民币离岸价】含义：人民币 FOB 价。
【美元汇率 】含义：100 美元兑人民币汇率。
【美元离岸价 】含义：美元 FOB 价。
【征退税差额 】规则：征退税差额＝人民币离岸价×（征税税率－退税率）。
【应退税额 】规则：应退税额＝人民币离岸价×退税率，冲减出口时，在原出口数据单证不齐或信息不齐且尚未参与免抵退税额计算的情况下，可将征税率调整为(征退税率差)、退税率调整为(0)。
【业务类型代码】先退税后核销免抵退税申报时，”业务类型代码“中填写”XTHH“。
【业务类型】”免税店“、”外轮货物“、”水电气“、”外资研发机构“、”内资研发机构“业务，需先进行相关业务备案后再申报（可在企业扩展信息中查看是否已备案）。
【信息不齐标志】含义：B：无报关单 H：无核销单 D：无代理证明
【单证收齐年月】含义：该笔出口货物单证收齐时的年月。 规则：4位年份+2位月份，如：200201
【单证收齐序号】规则：4位流水号，如：0001、0002...
【单证收齐标志】含义：B：收齐报关单 H：收齐核销单 D：收齐代理证明
【免抵退税年月】含义：参与免抵退计算的年月。 规则：4位年份+2位月份，如：200201
【申报标志 】空：未申报 R：已申报
【审核标志 】空：未审核通过 R：已审核通过
【备注 】航线维护（航次维修）业务备注中应填写国外（地区）企业名称、航班号（船名）；销售给海上石油天然气开采企业自产的海洋工程结构物时，填写购货企业名称。
【出口合同号 】该出口明细记录对应备案合同号。
【合同项号 】该出口明细记录对应的备案合同号下的项号。
【暂缓标志 】1：暂缓退税 空：正常
【不予退税标志 】1：不予退税 空：正常