各地（市）、杨凌示范区财政局，省级有关部门：

　　为积极稳妥地推进我省的计算机替代手工记账工作，以适应市场经济发展和政府转变职能的需要，根据财政部《会计电箅化管理办法》的有关规定，结合我省实际，现就我省计算机替代手工记账提出如下指导意见：

　　一、计算机替代手工记账的基本条件单位在准备计算机替代手工记账之前，应严格对照如下条件进行检查，如不完全具备，则不应进行计算机替代手工记账。

　　（一）使用的会计核算软件达到财政部发布的《会计核算软件基本功能规范》的要求，符合《会计法》和国家统一会计制度的规定。

　　（二）配备专门用于会计核算工作并能满足软件运行的计算机或计算机终端。

　　（三）单位会计人员80％以上接受了会计电算化初级知识培训，基本掌握所应用核算软件的基本操作技能，并持有省财政厅核发的《会计电算化培训合格证》。有专职或兼职的维护人员。

　　（四）应用计算机进行会计核算与手工记账并行3个月以上或跨年度4个月以上，且计算机与手工记账的数据完全一致。

　　（五）建立并执行严格的会计电算化内部管理制度1.建立会计电算化岗位责任制。实行会计电算化的单位，除基本会计岗位外，还应设置电算化会计岗位，并确定相应职责。设岗应符合统一会计制度的要求，符合电算化工作特点，防止漏设。可一岗多人，也可一人多岗；但是对于有牵制关系的岗位要明确规定不得兼任。

　　设置电算化会计岗位和工作职责可根据本单位性质、规模、核算特点，一般可划分如下：

　　（1）电算主管（或系统管理）。大中型企业和应用计算机网络会计软件的单位设电算化主管，其他单位可设系统管理员，负责协调计算机及会计软件系统的运行工作和各级操作；权限的划分。系统管理员不得兼任软件会计数据操作。

　　（2）数据录入（或制单）。负责输入原始凭证或手工记账凭证。经审核原始凭证真实、合法且审批手续齐全后，按统一会计制度规定，制作机制凭证。单位只设1名会计时，可由出纳兼任。

　　（3）审核记账。负责对机内凭证与原始凭证进行审核；对登记的机内账簿、打印输出的账簿、报表进行确认；期末结账。一般情况下，制单与审核应分岗，特殊情况下，制单与审核岗可兼任，但同一张凭证的制单与审核不得是同一操作人。经审核签章后的凭证方可进行机内记账。为减少业务流程，一般可将审核与记账合为一岗。出纳不得兼任此岗。

　　（4）资料输出。负责打印输出记账凭证、会计账簿、报表，进行软盘或光盘等磁性介质的备份。各岗都可兼任此岗。

　　（5）电算维护。负责保证计算机硬件、软件的正常运行，及时排除运行故障。此岗在采用计算机网络会计核算软件或大中型企业中应由专职人员担任。单位规模小、会计核算业务相对简单的单位可由系统管理人员兼任。

　　（6）电算审查。负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。此岗适合采用网络会计核算或大型会计软件的单位设立，可由会计稽核人员兼任。

　　（7）数据分析。负责对机内的会计数据进行分析。此岗适合采用网络会计核算或大型会计软件的单位设立。

　　以上岗位设置供实施会计电算化的单位参考。会计数据的安全性是设岗考虑的首要因素，必须考虑到电算化会计岗位间的牵制及电算化会计岗位与基本会计岗位间的牵制。小型单位设岗位时可在不违反上述原则的前提下，将有关岗位进行合理合并。

　　2.建立会计电算化操作管理制度（1）明确规定本单位上机操作人员对会计软件的操作工作内容。这里的操作人员特指按软件程序进行会计数据处理的岗位，具体包括数据录入（或制单）、审核记账、结账、编制报表等岗位。由电算主管（或系统管理）在会计软件中严格按分工进行操作权限分配。操作人员对自己的操作密码要严格保密，并不定期进行更换。杜绝未经授权人员操作会计软件。

　　（2）严把审核关。制单员在对原始凭证进行真实、合法性审查的同时，还应按本单位财务制度要求，审查对此笔交易或事项的财务审批手续是否完备。对于合法、合规的原始凭证方可作为录制记账凭证的有效根据。制单员应及时将已制记账凭证所依据的原始凭证传递给审核人员。审核人员应依据原始凭证对机内记账凭证进行严格审核。同一张凭证的录入与审核不得是同一操作员。严格禁止已输入计算机的原始凭证和记账凭证等会计数据未经审核而登记机内账簿。

　　（3）严格更改手续。机内凭证经审核后发现录入错误，应由审核员取消签章后交该凭证制单员进行更改，再按正常审核程序处理；记账后发现凭证录入错误，应作更正（补充）凭证。严禁进行反记账、反结账操作或直接对数据库操作。

　　（4）完善操作程序。根据应用会计软件的要求，制定完整的操作程序。操作人员在结束操作时，应按规定程序正常退出会计软件，再关机。操作过程中，如需临时离开，也应按程序退出，或设定屏幕保护密码。以防他人冒名操作。

　　（5）应用会计软件单机版一机共用时，应设置“上机操作登记簿”，上机者手工详细登记姓名、操作内容，操作起止时间、故障情况等信息。应用会计软件网络版，单人单机操作应设置个人网络登录口令或设置开机口令；一机多人操作时应按单机版环境设置手工“上机操作登记簿”。

　　（6）系统管理、电算维护、电算审查、数据分析等岗人员不得对会计数据进行操作。严禁任何人对会计数据进行库操作。

　　3.建立计算机硬件、软件和数据管理制度（1）制订保证机房安全和计算机正常运行的具体措施。定期进行设备保养、维护，保持机房和设备的整洁。有条件的应配置断电保护、调节温度、湿度的有关设施。杜绝无关人员进入机房。

　　（2）确保会计数据和会计软件的安全保密，防止对数据和软件的非法修改和删除；建立日常、定期备份制度；对磁性介质存放的数据要保存双备份，有条件的应异地存放。

　　（3）对正在使用的会计软件进行修改、升版和计算机硬件设备进行更换等工作，要制定和履行审批程序；在软件修改、升版和硬件更换过程中，要事先做好数据备份，实施过程由有关人员进行监督。

　　（4）健全计算机硬件和软件出现故障时进行排除的管理措施，包括按不同类故障划分的故障处理权限或报告程序，大故障应采取的安全措施等。以保证会计数据的完整性。

　　（5）健全必要的防治计算机病毒的措施。包括安装自动检测病毒软件和定期检测病毒等手段。

　　4.建立电算化会计档案管理制度（1）电算化会计档案范围：包括应用的会计核算程序软件（自行开发的还应包括软件的全套文档资料）；存储在计算机硬盘中的会计数据以及其他磁性介质或光盘存储的会计数据和计算机打印出来的书面等形式的会计数据。其中会计数据是指记账凭证，会计账簿、会计报表（包括报表格式和计算公式）等数据。

　　（2）电算化会计档案管理。严格按照财政部、国家档案局《会计档案管理办法》要求实施电算化会计档案管理，由专人负责。按规定在财务部门保管会计档案的人员不能兼任出纳岗。

　　（3）电算化会计档案保存。对电算化会计档案要做好防磁、防火、防潮、防尘、防压、防水和防鼠工作，采取具体防范措施。重要的电算化会计档案应准备双份，存放在两个不同地点。

　　采用磁性介质保存电算化会计档案，要定期进行检查、定期进行复制，防止由于磁性介质损坏而使电算化会计档案丢失。

　　（4）电算化会计档案保管期限。按《会计档案管理办法》的有关规定执行。对于停止使用或有重大更改的会计核算软件程序，在会计数据资料打印齐全的前提下，保管期限应截止于该软件停止使用或有重大更改之后的5年，并将重大更改后的会计核算程序软件作为电算化会计档案资料在使用当年归档。

　　二、计算机替代手工记账工作的验收（一）单位自查、整改。单位应用会计核算软件记账与手工记账并行3个月（或跨年度4个月）以上，即可按本《指导意见》和《陕西省计算机替代手工记账考核表》（后附）逐项自查。对未达要求的项目要制定具体措施，组织认真整改。最后复查确认合格后，方可进行考核验收。

　　（二）考核验收。按照单位不同情况，采取以下验收方式组织验收：

　　1.有上级主管部门（或隶属集团公司）的单位，由其上级主管部门（或集团公司）确定其验收方式，批准甩手工账的起始日期；无主管的单位由单位自行组织考核验收，并决定本单位甩手工账的起始日期。

　　2.由验收单位按照《陕西省计算机替代手工记账考核表》内容进行逐项验收，考核得分在85分（含85分）以上为验收合格。

　　3.单位在计算机替代手工记账后，特别要注意以下两个方面的问题： —是会计数据的安全性，包括备份管理、密码管理、电算审查，防杀病毒等方面；二是严格执行会计电算化管理制度，并根据具体情况适时修订完善制度。

　　三、备案和检查采用计算机替代手工记账的单位，凡经主管部门（或集团公司）组织验收合格的，由主管部门（或集团公司）报同级财政部门备案；单位自行验收合格的，由本单位直接报同级财政部门备案。通过验收的单位，应随时接受财政部门依法对单位会计电算化工作的检查和指导。